Sekretäre und Sekretärinnen in eBüros: Machen alles außer Kaffeekochen
Sekretärinnen und Sekretäre sitzen heutzutage nicht mehr im Vorzimmer, sondern im Callcenter oder in den Räumlichkeiten eines speziellen Bürodienstleisters. Alles funktioniert digital und mittels modernster Informationstechnologien und spezieller Software. Den Callcentern stehen großzügige Räumlichkeiten und einer großer Stab an Personal zur Verfügung. So können Telefon- und Sekretariat-Serviceaufgaben bequem an das externe Dienstleistungsunternehmen outgesourced werden. Das bietet sich sowohl für kleine Anwaltskanzleien als auch für große Versandhäuser an. Die Inanspruchnahme eines externen Büro- und Telefondienstleisters kann häufig Kosten und Aufwand sparen ? Nur den Kaffee muss die Chefin oder der Chef unter Umständen selber kochen, denn das Sekretariat existiert nur in der virtuellen Welt. Diese Dienstleister fungieren als Hotline oder Telefonzentrale - führen typische Telefonservice-Aufgaben aus. Sie nehmen die Kundenanrufe ihrer Auftraggeber an, stellen telefonisch Marktkontakte her oder pflegen diese. Dabei wird speziell im Callcenter-Bereich zwischen dem aktiven Outbound und dem passiven Inbound unterschieden. Beim Outbound rufen die Callcenter Mitarbeiter selber Kunden an, im Inbound nehmen sie Anrufe an. Der Telefonservice stellt eine Form des allgemeinen Büroservice dar. Die Kundenanrufe des Auftraggebers werden hierbei an den Callcenter weitergeleitet. In der klassischen Form nehmen die Call Center Agenten diese Anrufe an und verbinden die Kunden mit dem passenden Ansprechpartner. Die geschulten Call-Center Agents geben außerdem Auskünfte über das Auftrags-Unternehmen oder übermitteln Kundendaten, Bestellungen oder Anzeigen an den Auftraggeber. Das virtuelle Sekretariat kann auch von einem BlackBerry aus kontrolliert werden. Die klassische Sekretariatsdienstleistung ist eine weitere Form des Telefonservices von einigen Callcentern. Kaufmännische Fachkräfte koordinieren Termine, erledigen Schriftverkehr und einige Sachbearbeitungen und buchen Geschäftsreisen für das beauftragende Unternehmen. Auch für Freiberufler kann so ein virtuelles Sekretariat sehr hilfreich sein ? sowie für Rechtsanwaltskanzleien, Werbeagenturen oder Arztpraxen.
Tags: Sekretariat, Callcenter, Räumlichkeiten
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