So schafft man Ordnung im Buero
Ordnung zu halten, das kann ganz einfach sein. Gerade im Berufsalltag ist es wichtig seinen Arbeitsplatz und seine Unterlagen in Ordnung zu halten. Nur so schafft man sich auf Dauer einen guten Ueberblick und damit auch Erfolg im Beruf.
Wenn das Chaos mal zu groß geworden ist, dann ist es hilfreich das gut bewaehrte Stapelsystem fuer sich zu nutzen. Dazu nimmt man sich alle auf dem Schreibtisch liegenden Unterlagen und packt sie zu einem Stapel zusammen. Dann faengt man an die Unterlagen nach und nach auf drei unterschiedliche Stapel zu verteilen.
Der erste Stapel soll dabei Dinge enthalten, die weggeschmissen werden koennen.(wie z.B. alte Notizen, veraltete Flyer oder Kataloge). Dieser Stapel sollte nicht lange ueberleben. Um es einfacher zu machen, wird dieser Stapel gleich der Papierkorb sein.
Der zweite Stapel enthaelt Dinge, die sofort erledigt werden koennen (wie z.B. die Notiz einen Kunden anzurufen, einen Brief der per e.mail schnell beantwortet ist oder eine Rechnung die weg geheftet werden muss).
Der dritte Stapel beinhaltet Dinge, die griffbereit bleiben muessen (wie z.B. Projektaufzeichnung, Skizzen, aktuelle Auftraege oder Anfragen). Diese Dokumente kann man z.B. in einen Sammelordner packen und mit einem Etikett mit der Aufschrift: ?Bitte erledige mich!? beschriften. Solch eine Aufschrift setzt niemanden unter Druck und sorgt doch dafuer, das man jeden Tag rein schaut.
Visitenkarten und kleine Notizzettel kann man in einen Karton packen und mit einen Etikett mit der Aufschrift: ?Telefonnummer und Notizen? versehen. So hat man auf dem Schreibtisch auch dafuer einen Platz und der Arbeitsbereich ist immer gut aufgeraeumt.
Dieses Stapelsystem nimmt ca. zwei Stunden in Anspruch. Allerdings zahlt sich das Stapelsystem auf Dauer aus.
Wenn man mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten muss, hilft oft das gute alte Haengeregister oder verschiedene schmale Ordner, die jeweils mit den dazu gehoerigen Etiketten beschriftet werden, wie z.B. ?Projekt Messe Hannover am 11.05.2011?; oder ?Projekt Sommerfest 05.07.2011? usw.
Um die verschiedenen Ordner und Kisten weiterhin professionell aussehen zu lassen, sind einfache Etikettendrucker empfehlenswert. Die gedruckten Beschriftungen sehen ordentlicher aus, als die per Hand geschriebenen und man kann sie bei einem Projektwechsel einfach ueberkleben.
Wenn man ein Projekt abgeschlossen hat, dann kann man den dazugehoerigen Ordner leeren und die Dokumente nach dem oben beschrieben System sortieren. Unwichtiges kann weggeschmissen werden und Rechnungen fuer die Buchhaltung in den Steuerordner geheftet werden. So hat man wieder Platzt fuer das neue Projekt.
Mit diesem System haelt man kinderleicht Ordnung, es macht Spaß und ist außerdem auf private und andere berufliche Bereiche uebertragbar.
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